Đăng ký tổ chức sự kiện triển lãm Expo Đông Anh Hà Nội ví dụ như Vietnam Expo, Vietstock Expo, Foodexpo…Quý công ty liên hệ với BTC Triển lãm Expo

Để tổ chức một sự kiện tại triển lãm Expo, bạn cần thực hiện theo các bước và quy trình cụ thể, thường liên quan đến việc liên hệ Ban Tổ chức của Expo. Dưới đây là các thông tin tổng quát và cách thức đăng ký:

1. Cách thức đăng ký tổ chức sự kiện hoặc gian hàng tại Expo

1. Xác định Triển lãm Expo cụ thể: Mỗi triển lãm Expo sẽ có Ban Tổ chức và quy định riêng. Bạn cần tìm hiểu Expo mà bạn muốn tổ chức sự kiện hoặc đặt gian hàng (ví dụ: Vietnam Expo, Vietstock Expo, Foodexpo, v.v.).
2. Liên hệ Ban Tổ chức (BTC) của Triển lãm: Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần liên hệ trực tiếp với BTC của Expo để bày tỏ mong muốn tổ chức sự kiện hoặc thuê gian hàng.
   • Hotline: 0919875966
3. Điền đơn đăng ký và nộp hồ sơ:
   • BTC sẽ cung cấp các mẫu đơn đăng ký (trực tuyến hoặc bản cứng) yêu cầu thông tin chi tiết về doanh nghiệp/tổ chức của bạn, mục đích sự kiện, loại hình gian hàng mong muốn (gian hàng tiêu chuẩn, đất trống, gian hàng cao cấp), diện tích, v.v.
   • Bạn cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin như: Tên công ty, địa chỉ, website, người liên hệ, số điện thoại, email, chức danh.
   • Đối với việc tổ chức sự kiện quy mô lớn, bạn có thể cần nộp thêm các tài liệu liên quan đến nội dung sự kiện, kịch bản, phương án đảm bảo an toàn, phòng cháy chữa cháy, v.v.
4. Thanh toán chi phí:
   • Sau khi hồ sơ được duyệt, BTC sẽ thông báo về các khoản phí liên quan đến việc thuê gian hàng, các dịch vụ bổ sung (điện, nước, internet, vận chuyển, dàn dựng gian hàng đặc biệt), hoặc chi phí tổ chức sự kiện.
   • Thường sẽ có các đợt thanh toán (ví dụ: đặt cọc, thanh toán theo tiến độ, thanh toán toàn bộ).
5. Gửi thiết kế gian hàng (nếu thuê đất trống): Nếu bạn chọn thuê đất trống và tự thiết kế gian hàng, bạn cần nộp thiết kế cho BTC để được phê duyệt trước khi thi công. Thiết kế phải tuân thủ các quy định về chiều cao, kích thước và an toàn của BTC.
6. Đăng ký các dịch vụ bổ sung: Tùy theo nhu cầu, bạn có thể đăng ký thêm các dịch vụ như: vận chuyển hàng hóa, nhân viên lễ tân/phiên dịch, quảng cáo/tài trợ trên các kênh truyền thông của triển lãm, v.v.
7. Đăng ký thẻ thi công (nếu tự dàn dựng): Nếu có đội ngũ thi công riêng, bạn cần đăng ký thẻ thi công cho nhân sự để ra vào khu vực triển lãm. Thường sẽ có phí đặt cọc lắp dựng gian hàng, được hoàn trả sau khi kết thúc và đảm bảo mặt bằng nguyên vẹn.

1. Quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp (chung)

Ngoài việc đăng ký với BTC Expo, để sự kiện của bạn thành công, bạn cần tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

1. Nghiên cứu và xác định mục tiêu:
   • Mục đích của sự kiện (ra mắt sản phẩm, hội thảo, giao lưu, v.v.).
   • Đối tượng mục tiêu, số lượng khách mời dự kiến.
   • Thông điệp chính, chủ đề và slogan của sự kiện.
2. Lên kế hoạch chi tiết:
   • Kịch bản: Nội dung chương trình, các hoạt động, games, tiết mục văn nghệ (nếu có).
   • Thiết kế hình ảnh: Phông bạt, backdrop, standee, màn hình LED, video clip, logo, v.v.
   • Nhân sự: Phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm tổ chức.
   • Thiết bị: Danh sách các thiết bị cần thiết (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, bàn ghế, v.v.).
   • Ngân sách: Dự trù chi phí chi tiết và dự phòng rủi ro.
   • Timeline: Lịch trình cụ thể cho từng hạng mục công việc.
3. Truyền thông và quảng bá:
   • Trước sự kiện: Quảng bá trên các kênh truyền thông (mạng xã hội, báo chí, website, email marketing, thư mời, v.v.) để thu hút khách tham dự.
   • Trong và sau sự kiện: Tiếp tục truyền thông, đưa tin, thu thập phản hồi.
4. Thực hiện và giám sát:
   • Dàn dựng và lắp đặt gian hàng/khu vực sự kiện theo kế hoạch.
   • Điều phối các hoạt động trong sự kiện, đảm bảo lịch trình.
   • Xử lý các tình huống phát sinh (kỹ thuật, số lượng khách vượt dự kiến, v.v.).
5. Tổng kết và đánh giá:
   • Thu dọn, tháo dỡ sau sự kiện.
   • Đánh giá mức độ thành công của sự kiện dựa trên các mục tiêu đã đặt ra.
   • Thu thập phản hồi từ khách hàng và đối tác để cải thiện cho các sự kiện sau.

Lời khuyên:

• Lên kế hoạch sớm: Việc đăng ký và tổ chức sự kiện tại Expo đòi hỏi nhiều thời gian chuẩn bị.
• Đọc kỹ quy định: Mỗi Expo có những quy định riêng về gian hàng, an toàn, thời gian thi công/tháo dỡ, v.v. Hãy đọc kỹ các tài liệu từ BTC.
• Chuẩn bị ngân sách dự phòng: Luôn có một khoản ngân sách dự phòng cho các chi phí phát sinh hoặc rủi ro không mong muốn.

Thông tin bán hàng và cho thuê zalo, Viber và Telegram: 0919875966

Email: vutanhai.sky@gmail.com

Đăng ký triển lãm: https://vinhomescoloadonganh.com.vn/to-chuc-su-kien-trien-lam

Tổ chức sự kiện tại Vinhomes Global Gate Cổ Loa: https://vinhomescoloadonganh.com.vn/to-chuc-su-kien

Thông tin: https://vinhomescoloadonganh.com.vn/tin-tuc

Web: https://vinhomescoloadonganh.com.vn/