Tin tức

Kế hoạch Các Sự kiện Triển lãm Grand Expo 2025

Thứ Năm. 17/07/25

Kế hoạch Các Sự kiện Triển lãm Grand Expo 2025 tại Vinhomes Global Gate Cổ Loa Đông Anh với mục tiêu Tổ chức một sự kiện triển lãm quy mô lớn, thành công, thu hút đông đảo khách tham quan và doanh nghiệp

Kế hoạch Các Sự kiện Triển lãm Grand Expo 2025

Kế hoạch Các Sự kiện Triển lãm Grand Expo 2025

Mục tiêu chung: Tổ chức một sự kiện triển lãm quy mô lớn, thành công, thu hút đông đảo khách tham quan và doanh nghiệp, tạo cơ hội kết nối kinh doanh, quảng bá sản phẩm/dịch vụ và nâng cao hình ảnh thương hiệu cho các bên tham gia.

Thời gian dự kiến: [Chọn thời gian cụ thể, ví dụ: Ngày 15 – 19 tháng 10 năm 2025] Địa điểm: [Chọn địa điểm phù hợp, ví dụ: Trung tâm Hội nghị và Triển lãm Quốc gia (NECC), Hà Nội hoặc TP.HCM] Chủ đề chính: [Chọn chủ đề phù hợp, ví dụ: “Đổi mới và Phát triển Bền vững” hoặc “Công nghệ Kiến tạo Tương lai”]

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch và Chuẩn bị Ban đầu (Tháng 7/2024 – Tháng 12/2024)

  1. Thành lập Ban Tổ chức (BTC):
    • Xác định cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm cho từng thành viên (Trưởng ban, Phó ban, Phụ trách truyền thông, Phụ trách tài chính, Phụ trách hậu cần, v.v.).
    • Thiết lập các tiểu ban chuyên trách (Tiểu ban nội dung, Tiểu ban marketing, Tiểu ban tài trợ, Tiểu ban hậu cần, v.v.).
  2. Nghiên cứu và Khảo sát:
    • Phân tích thị trường, xu hướng ngành, các triển lãm tương tự đã diễn ra.
    • Xác định đối tượng mục tiêu (doanh nghiệp, khách tham quan, nhà đầu tư).
    • Đánh giá tiềm năng tài trợ và đối tác.
  3. Xây dựng Kế hoạch Tổng thể:
    • Xác định mục tiêu chi tiết: Số lượng gian hàng, số lượng khách tham quan dự kiến, doanh thu dự kiến, mức độ hài lòng.
    • Thiết lập ngân sách chi tiết: Chi phí thuê địa điểm, thiết kế, thi công, marketing, nhân sự, an ninh, vệ sinh, dự phòng.
    • Lịch trình chi tiết: Các mốc thời gian quan trọng từ khi lên kế hoạch đến khi kết thúc sự kiện.
    • Nội dung sự kiện chính:
      • Các khu vực triển lãm chuyên đề.
      • Hội thảo, diễn đàn, tọa đàm chuyên ngành.
      • Chương trình giao lưu, kết nối B2B.
      • Hoạt động trình diễn, giới thiệu sản phẩm.
      • Giải thưởng và tôn vinh (nếu có).
  4. Thiết kế và Đồ họa:
    • Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu cho Grand Expo 2025 (logo, màu sắc, font chữ).
    • Thiết kế sơ đồ mặt bằng triển lãm, gian hàng mẫu.
    • Thiết kế các ấn phẩm truyền thông (brochure, poster, standee, vé mời, website).
  5. Pháp lý và Giấy phép:
    • Tiến hành xin cấp phép tổ chức sự kiện với các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
    • Làm việc với địa điểm tổ chức về hợp đồng thuê, các quy định liên quan.

Giai đoạn 2: Triển khai và Marketing (Tháng 1/2025 – Tháng 9/2025)

  1. Tuyển chọn và Ký kết Hợp đồng với Nhà Triển lãm:
    • Xây dựng gói gian hàng và chính sách ưu đãi cho các nhà triển lãm.
    • Tiến hành mời gọi, tiếp cận các doanh nghiệp tiềm năng.
    • Tổ chức các buổi giới thiệu, tư vấn cho doanh nghiệp muốn tham gia.
    • Ký kết hợp đồng, thu tiền đặt cọc.
  2. Kế hoạch Marketing và Truyền thông Toàn diện:
    • Website và Mạng xã hội: Ra mắt website chính thức với đầy đủ thông tin, cập nhật thường xuyên. Xây dựng và quản lý các kênh mạng xã hội (Facebook, LinkedIn, Zalo, Instagram) để quảng bá.
    • Truyền thông báo chí: Gửi thông cáo báo chí, tổ chức họp báo (nếu cần), mời phóng viên đưa tin.
    • Quảng cáo: Chạy quảng cáo online (Google Ads, Facebook Ads), quảng cáo offline (báo, tạp chí, pano, billboard) tùy theo ngân sách.
    • Email Marketing: Gửi email đến danh sách khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà triển lãm.
    • Quan hệ công chúng (PR): Hợp tác với các hiệp hội ngành nghề, phòng thương mại, đối tác truyền thông.
    • Tổ chức các sự kiện tiền triển lãm (Roadshow, Workshop): Nhằm tạo hiệu ứng, thu hút sự chú ý.
  3. Tìm kiếm Nhà Tài trợ:
    • Xây dựng các gói tài trợ đa dạng (tài trợ kim cương, vàng, bạc, đồng hành).
    • Tiếp cận các tập đoàn lớn, ngân hàng, công ty công nghệ có tiềm lực tài chính và mong muốn quảng bá thương hiệu.
    • Thương thảo và ký kết hợp đồng tài trợ.
  4. Tuyển dụng và Đào tạo Nhân sự:
    • Tuyển dụng nhân sự sự kiện bán thời gian (tình nguyện viên, nhân viên hỗ trợ).
    • Đào tạo về thông tin sự kiện, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống.
  5. Lên kế hoạch và Nội dung Hội thảo/Diễn đàn:
    • Mời các chuyên gia, diễn giả uy tín trong và ngoài nước.
    • Xây dựng chủ đề, nội dung hấp dẫn, phù hợp với chủ đề chung của triển lãm.
    • Lên lịch trình chi tiết cho từng buổi hội thảo.

Giai đoạn 3: Vận hành và Tổ chức Sự kiện (Tháng 10/2025 – Tuần diễn ra Grand Expo)

  1. Chuẩn bị Địa điểm:
    • Thi công gian hàng tổng thể, các khu vực chung (sân khấu, khu vực đón tiếp, khu vực ẩm thực, vệ sinh, y tế).
    • Lắp đặt hệ thống điện, chiếu sáng, internet, âm thanh, hình ảnh.
    • Đảm bảo an ninh, phòng cháy chữa cháy.
  2. Hỗ trợ Nhà Triển lãm:
    • Cung cấp hướng dẫn chi tiết cho nhà triển lãm về quy định, thời gian lắp đặt, tháo dỡ gian hàng.
    • Hỗ trợ kỹ thuật, giải đáp thắc mắc trước và trong sự kiện.
  3. Đón tiếp và Quản lý Khách tham quan:
    • Thiết lập quầy đăng ký, phát thẻ ra vào.
    • Cung cấp bản đồ triển lãm, lịch trình sự kiện.
    • Bố trí đội ngũ hướng dẫn, hỗ trợ khách tham quan.
  4. Tổ chức các Hoạt động chính:
    • Lễ khai mạc trang trọng với sự tham gia của đại diện chính phủ, các nhà tài trợ, báo chí.
    • Điều phối các buổi hội thảo, diễn đàn theo lịch trình.
    • Giám sát hoạt động tại các gian hàng, đảm bảo trật tự và hiệu quả.
    • Tổ chức các hoạt động giải trí, trình diễn (nếu có).
  5. An ninh và Y tế:
    • Phối hợp chặt chẽ với lực lượng an ninh địa phương để đảm bảo trật tự, an toàn.
    • Thiết lập khu vực y tế với đầy đủ trang thiết bị và nhân viên y tế trực.
  6. Truyền thông tại chỗ:
    • Cập nhật thông tin hàng ngày trên các kênh truyền thông của sự kiện.
    • Phối hợp với phóng viên, báo chí để đưa tin kịp thời.
    • Tổ chức phỏng vấn các nhà triển lãm, diễn giả, khách tham quan.

Giai đoạn 4: Sau Sự kiện (Tháng 11/2025)

  1. Tháo dỡ và Hoàn trả Địa điểm:
    • Giám sát quá trình tháo dỡ gian hàng và thiết bị.
    • Đảm bảo hoàn trả địa điểm sạch sẽ, đúng thời hạn theo hợp đồng.
  2. Đánh giá và Báo cáo:
    • Thu thập phản hồi: Gửi khảo sát online cho nhà triển lãm, khách tham quan, đối tác.
    • Đánh giá hiệu quả: So sánh kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu (số lượng gian hàng, khách tham quan, doanh thu, độ phủ truyền thông).
    • Phân tích tài chính: Đối chiếu thu chi, đánh giá hiệu quả kinh tế.
    • Báo cáo tổng kết: Tổng hợp toàn bộ quá trình, các điểm mạnh, điểm yếu và bài học kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.
  3. Gửi lời cảm ơn:
    • Gửi thư cảm ơn đến tất cả các nhà triển lãm, nhà tài trợ, đối tác, khách tham quan, nhân sự đã đóng góp vào thành công của sự kiện.
  4. Duy trì quan hệ:
    • Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các đối tác, nhà triển lãm tiềm năng cho các sự kiện tương lai.
    • Cập nhật thông tin về các sự kiện sắp tới.

Các yếu tố thành công quan trọng:

  • Kế hoạch chi tiết và linh hoạt: Luôn có phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ.
  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: Có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao.
  • Chiến lược marketing hiệu quả: Thu hút đúng đối tượng và tạo được tiếng vang.
  • Chất lượng nội dung: Các buổi hội thảo, diễn đàn phải thực sự giá trị và thu hút.
  • Dịch vụ hỗ trợ tốt: Đảm bảo sự hài lòng của nhà triển lãm và khách tham quan.
  • An ninh và an toàn: Luôn là ưu tiên hàng đầu.

Thông tin bán hàng và cho thuê zalo, Viber và Telegram: 0919875966

Email: vutanhai.sky@gmail.com

Triển lãm Quốc Gia: https://vinhomescoloadonganh.com.vn/trien-lam-grand-expo-2025

Thông tin: https://vinhomescoloadonganh.com.vn/tin-tuc

Web: https://vinhomescoloadonganh.com.vn/